دأت فكرة توثيق تاريخ الحج وكل ما يتعلق به من معلومات وبيانات من خلال مقالة نشرت في جريدة الرياض بعنوان "توثيق تاريخ الحج" ذكر فيها مدى الحاجة إلى مثل هذا العمل, وعند طرح هذه الفكرة على مجلس إدارة الدارة ومناقشتها, أقر المجلس في اجتماعه الثامن المنعقد يوم السبت 23 / 2 / 1421 هـ برئاسة صاحب السمو الملكي الأمير سلمان بن عبدالعزيز فكرة مشروع توثيق الحج والحرمين الشريفين في عمل موسوعي بالتعاون مع معهد خادم الحرمين الشريفين لأبحاث الحج في مكة المكرمة , وقد رفع صاحب السمو الملكي الأمير سلمان بن عبدالعزيز رئيس مجلس إدارة دارة الملك عبدالعزيز خطاباً الى صاحب السمو الملكي الأمير نايف بن عبدالعزيز وزير الداخلية ورئيس لجنة الإشراف العليا على معهد خادم الحرمين الشريفين لأبحاث الحج برقم 520 / 5 / 1 / م وتاريخ 23 / 3 / 1421 هـ يتضمن رغبة دارة الملك عبدالعزيز في التنسيق مع معهد خادم الحرمين الشريفين لأبحاث الحج للعمل على توثيق تاريخ الحج ورصد الإنجازات والجهود السعودية المتعلقة بالحج والمشاعر المقدسة.
وفي 26 / 5 / 1425 هـ صدرت برقية صاحب السمو الملكي الأمير عبدالله بن عبدالعزيز ولي العهد ونائب رئيس مجلس الوزراء ورئيس الحرس الوطني المتضمنة مناسبة إحالة مشروع ( موسوعة الملك فهد للحرمين الشريفين ) الذي كان يتولاه المجلس الأعلى للإعلام ( سابقاً ) ودمجه مع مشروع خادم الحرمين الشريفين لموسوعة الحج وإصدار عمل موسوعي متكامل يأخذ الصفة العالمية -تخطيطاً وتنفيذاً -عن ( الحج والحرمين الشريفين ) .
وأما دارة الملك عبدالعزيز فيؤهلها للاضطلاع بهذا العمل العلمي غير المسبوق ريادتُها في تحقيق تاريخ المملكة العربية السعودية والبلاد العربية والإسلامية وخدمته من جهة ، وما تحت يدها من وثائق تاريخية محلية وعربية وأجنبية ، ومخطوطات وصحف محلية وعربية وأجنبية من جهة أخرى ، فضلاً عن قاعدةٍ عريضة من المعلومات عن الحج .
ويسهم إلى جانب الدارة في تنفيذ المشروع كل من وزارة الحج , ومعهد خادم الحرمين الشريفين لأبحاث الحج والرئاسة العامة لشؤون المسجد الحرام والمسجد النبوي , برعاية ومساهمة من مجموعة ابن لادن السعودية .